La gestione contratti permette di gestire sia i contratti stagionali che quelli dei Tour Operator.
Oltre ai dati base del contratto, qui si possono inserire i valori economici e le scadenze dei pagamenti (rate) per ciascun contratto, permettendo anche la fatturazione.
I contratti si possono duplicare e/o disabilitare permettendo un passaggio flessibile della contrattualistica di anno di anno.
Gestione Contratti Con Agenzie / Tour Operator / Associazioni #
In questa sezione vedremo come gestire i contratti che abbiamo stipulato con Tour Operator e le prenotazioni che da essi derivano.
Prima di tutto è necessario inserire il TO come AZIENDA dal sottomenu di configurazione ⇒ cliccare su AZIENDE.
Per aggiungere l’azienda clicchiamo sul simbolo aggiungi (+) e compiliamo i campi.
Non tutte le informazioni sono obbligatorie ma noi suggeriamo di completare l’anagrafica in modo da ritrovarci i dati aziendali nelle fatture emesse.
Si tratta appunto dati anagrafici, specifichiamo solamente che all’interno del campo TIPOLOGIA va selezionato e inserito il tipo di accordi di vendita stipulati con l’azienda (vuoto/pieno, allotment, …).
Una volta inserita l’azienda ⇒ cliccare su CONTRATTO dal menu di sinistra ⇒ cliccare sul tasto aggiungi +.
Vediamo nel dettaglio tutte le sezioni del menu interno:
– dettagli
– prodotti
– rate
– extra contratto
– documenti fiscali
– depositi
– prenotazioni
– soggiorni.
La sezione DETTAGLI è quella sulla quale si apre l’interfaccia: qui vanno compilati tutti i campi relativi al contratto da legare all’azienda.
Il campo RIFERIMENTO è quello con cui viene identificato il Contratto in tutte le altre interfacce di pod.camp (ad esempio nei menu a tendina).
La TIPOLOGIA di accordo stipulato con il TO per la vendita (questo campo non è vincolante, ma solo descrittivo, perché non esiste alcun automatismo in pod.camp che lo gestisca), il NOME dell’azienda, il nome del REFERENTE, la data di firma e la validità commerciale (se non avete vincoli contrattuali temporali potente anche non compilare questi ultimi campi).
Selezionare il listino precedentemente creato e infine qui in basso abbiamo un campo annotazioni che è un campo di testo libero -> salvare.
(Una breve parentesi sulla gestione economica legata al contratto del Tour Operator: è possibile creare un apposito listino prezzi di tipo Tour Operator che verrà ad esso associato.
Il listino viene creato nello stesso modo in cui vengono creati i listini interni, dal PRICING in CONFIGURAZIONE.
L’obiettivo di tale listino è calcolare il valore della vacanza per il Tour Operator, non per il cliente. Dato che tutto o parte del soggiorno di tali clienti viene pagato dal Tour Operator stesso, dovremo definire per il cliente un Listino di tipo Cliente contenente solo le REGOLE che prezzano gli extra consumati/acquistati durante la permanenza in struttura).
Nella sezione PRODOTTI è possibile inserire i prodotti che decidiamo di dare, ad esempio in allotment, al Tour Operator.
In questo modo il sistema occupa la disponibilità delle risorse riservandole al Tour Operator.
Cliccando su GESTIONE PRODOTTI si atterra all’interno dell’interfaccia categorie ⇒ selezionare la categoria di interesse ⇒ indicare al sistema quali sono i prodotti da riservare al Tour Operator ⇒ cliccare su SELEZIONA UN’AZIONE e selezionare NON PRENOTABILITA’ MASSIVA per bloccare i prodotti e renderli NON PRENOTABILI ⇒ inserire il periodo (o più periodi) all’interno del quale vogliamo bloccare i prodotti selezionati ⇒ dal menù a tendina selezionare NON PRENOTABILI ⇒ selezionare il CONTRATTO da associare ⇒ cliccare su CONFERMA ⇒ vediamo subito come per ogni risorsa selezionata, in rosso troviamo il periodo di non prenotabilità e il riferimento al contratto con il Tour Operator.
E’ possibile bloccare diversi prodotti per più periodi durante la stagione.
Se vogliamo sovrascrivere una prenotabilità legata ad un contratto già inserita in passato, dobbiamo fleggare la casella ABILITA MODIFICA CONTRATTI, altrimenti per sicurezza le prenotabilità associate a contratti non verranno sovra scritte.
Anche sul web tableau è possibile vedere le risorse bloccate occupate da un motivo grafico a righe trasversali rosse (e dal nome del Tour operator associato) le quali indicano che quel prodotto non è prenotabile perché collegato al contratto del Tour Operator.
La sezione RATE permette di gestire le rate che potrebbero comporre il di un Tour Operator: è possibile inserire le scadenze dei pagamenti e i relativi importi.
Anche se questa sezione è più spesso utilizzata per i Contratti STAGIONALI può essere utilizzata anche per i contratti Tour Operator qualora non venga creato ed associato un Listino di tipo Tour Operator al contratto.
Una volta compilati i campi e salvato, è possibile selezionare la riga e generare il documento fiscale nel momento in cui ne ricevete il pagamento.
Il documento è successivamente scaricabile direttamente da questa stessa interfaccia ⇒ cliccare sulla nuvoletta verde.
Nelle rate dei contratti adesso abbiamo dato evidenza anche alla presenza di eventuali ricevute negative: queste adesso continueranno ad essere visualizzate nella lista delle Rate e verranno eliminate solamente se volontariamente si clicca sulla X.
Le sezioni EXTRA CONTRATTO e DEPOSITI solitamente vengono utilizzate per gestire i contratti dei clienti stagionali quindi le tratteremo nella sezione Gestione contratti Stagionali.
DOCUMENTI FISCALI: qui vengono mostrati tutti i documenti fiscali emessi dalla sezione RATE dalla sezione PRENOTAZIONI.
La sezione PRENOTAZIONI permette di gestire in un’unica interfaccia tutte le prenotazioni stagionali del Tour Operator.
Qui è possibile effettuare ricerche per filtri: una volta ricercate le prenotazioni possiamo vederne i dettagli cliccando sull’icona a destra in fondo alla riga corrispondente alla prenotazione.
Dettagli della prenotazione selezionata:
Oppure possiamo emettere documenti fiscali, selezionando la prenotazione di interesse.
E’ inoltre possibile esportare il risultato della ricerca in formato CSV.
Nella sezione SOGGIORNI è possibile estrarre la lista dei soggiorni legati al contratto divisi per singolo prodotto ed eventualmente filtrati per Stagione.
Si tratta di una sezione maggiormente utilizzata per i contratti stagionali.
Adesso abbiamo creato l’azienda e il contratto con essa. Nel momento in cui inseriamo una nuova prenotazione proveniente da quel dato Tour Operator, è importante collegarla al contratto con esso perché in questo modo sarà più facile effettuare analisi a fine stagione e perché solo così essa comparirà nella relativa sezione prenotazioni del contratto.
Gestione Contratti Stagionali #
Di seguito vedremo nel dettaglio l’interfaccia relativa ai clienti STAGIONALI. Non viene costruita una tipologia di contratto ma vengono costruiti contratti per OGNI cliente stagionale in modo da poterlo ricercare e gestire con facilità.
Dal menù di sinistra, sotto Configurazione, clicchiamo su CONTRATTI e da lì sul tasto aggiungi (+).
Si aprirà l’interfaccia relativa al contratto con una serie di campi da compilare.
Il RIFERIMENTO è un campo di testo che verrà mostrato in tutte le interfacce, quindi va inserito un reale riferimento che vi faccia subito intendere la persona cui ci si riferisce e magari anche il numero della risorsa che occuperà.
Inserire successivamente la TIPOLOGIA, in questo caso appunto “stagionale” ⇒ si attiverà il campo “intestatario” dove inserire l’anagrafica appunto dell’intestatario del contratto.
Inserire tutti gli altri campi richiesti: più dati inserite (anche quelli non obbligatori) più il contratto sarà identificativo.
Molto importante compilare i campi successivi.
CLIENTI ⇒ Numero di clienti inclusi compreso l’intestatario ⇒ qui verranno inserite le anagrafiche di tutti i componenti appartenenti al contratto. NON va inserito anche il nome dell’intestatario del contratto, ma questo deve essere considerato nel valore da inserire nel campo “Numero di clienti inclusi compreso l’intestatario”. Quindi se le persone del contratto sono una famiglia di 5 persone (compreso l’intestatario del contratto) il campo deve contenere il valore 5, ma vanno inserite 4 anagrafiche.
Se non avete ancora i nominativi dei componenti del contratto, potete al momento inserire solamente il numero delle persone. Nel momento in cui creerete il soggiorno, gli automatismi di pod.camp leggeranno tali persone come persone extra contratto e quindi calcolerà per loro la quota aggiuntiva (ovvero la quota “persona extra contratto”).
Nel momento in cui andrete ad aggiungere (anche successivamente) i nominativi all’interno del contratto, automaticamente il conto del soggiorno si aggiornerà con le quote corrette.
Nei Dettagli di un Contratto stagionale è ora possibile indicare se un cliente aggiunto alla lista è di tipo “Incluso” o “Extra”.
In Gestione struttura sono state aggiunte due nuove opzioni Permetti l’inserimento in soggiorno di soli componenti del contratto e Permetti l’inserimento in accodamento di soli componenti del contratto. Abilitandole sarà possibile inserire in soggiorno e in accodamento solo anagrafiche inserite nella lista del contratto siano esse di tipo “Incluso” o “Extra”.
Selezionando il check Applica un prezzo solo alle persone non incluse nel contratto, la regola Prezzo stagionale giornaliero per gruppi di più categorie e per fascia d’età genererà un costo anche per le persone presenti in lista con attributo “Extra”. Non genererà invece alcun costo per le persone con attributo “Incluso”.
Nel campo successivo è possibile inserire uno o più VEICOLI, ma sono solamente un’informazione che verrà recuperata nel soggiorno.
Infine troviamo INFORMAZIONI AGGIUNTIVE che è un campo di testo libero dove aggiungere eventuali informazioni o note.
Salvando si aprirà la seconda interfaccia relativa ai contratti e si aprirà direttamente sui DETTAGLI che abbiamo appena inserito.
E’ consigliabile compilare per prima cosa la voce PRODOTTI: qui è possibile inserire la risorsa che verrà “bloccata” dall’occupazione stagionale del contratto di riferimento ⇒ cliccare su “Vai alla gestione prodotti” ⇒ selezionare la categoria di interesse ⇒ ricercare il prodotto da bloccare ⇒ cliccare sulla matita per inserire il periodo di NON PRENOTABILITA’ inserendo il contratto di riferimento ⇒ salvare. Tornando sul contratto vedremo il prodotto appena selezionato, collegato al contratto.
Questa voce è bene compilarla nel momento in cui non gestite il contratto con una prenotazione: in caso contrario sarà direttamente la prenotazione a bloccare il prodotto.
L’occupazione verrà visualizzata anche sul Web Tableau.
Tutte le altre voci del menù interno vengono compilate e utilizzate solamente se il contratto viene gestito interamente da questa sezione.
Se invece al contratto viene associata una prenotazione, tutte le modifiche anagrafiche e/o economiche verranno gestite direttamente dalla prenotazione (e successivamente dal soggiorno).
Vediamole comunque nello specifico.
La sezione RATE permette di gestire le rate che solitamente compongono il pagamento di uno stagionale: una volta compilati i campi e salvato, è possibile selezionare la riga e generare il documento fiscale nel momento in cui ricevete il pagamento della stessa. Il documento è successivamente scaricabile direttamente da questa stessa interfaccia ⇒ cliccare sulla nuvoletta verde.
Gli EXTRA CONTRATTO sono tutti questi extra costi fissi, come ad esempio il visitatore non compreso nel contratto o il forfait delle tasse di soggiorno. Anche in questo caso è possibile selezionare la riga ed emettere il documento fiscale al momento del pagamento.
Nella sezione DOCUMENTI FISCALI troviamo il riepilogo dei documenti emessi e la possibilità di gestirli.
Nella sezione DEPOSITI vengono inseriti, manualmente dall’operatore cliccando sul tasto aggiungi (+), tutti gli eventuali depositi legati al contratto.
Infine abbiamo la sezione relativa ai SOGGIORNI in cui abbiamo un riepilogo di essi, relativo ovviamente al contratto stesso.
