All’interno di una prenotazione, tra le informazioni, troviamo il campo “Scadenza prenotazione” che permette appunto di inserire la data di scadenza della prenotazione stessa.
Serve ad indicare al cliente la data entro la quale deve effettuare il pagamento dell’acconto, informazione che apparirà sul modello di richiesta deposito/acconto.
Se alla scadenza il cliente non dovesse avere ancora pagato, il sistema non modificherà nulla, ovvero la prenotazione rimarrà nello stato in cui si trova e continuerà ad occupare disponibilità.
Sarete voi a dovere verificare quali siano le prenotazioni in scadenza ed eventualmente a rendere nuovamente disponibili e prenotabili le risorse corrispondenti spostando la prenotazione nello stato Cancellata.
Per poterlo verificare nel tableau in corrispondenza della prenotazione interessata comparirà un orologio, così come nell’interfaccia della BK stessa. Oppure andiamo sul menù di sinistra, clicchiamo su PRENOTAZIONI ⇒ RICERCA all’interno di questa pagina utilizzando il filtro “Scadenza prenotazione”, selezionabile dal menu a tendina “Seleziona date”, possiamo inserire un’unica data oppure un periodo. Clicchiamo su cerca e avremo la lista delle prenotazioni in scadenza nel periodo ricercato, lista che può anche essere estrapolata in CVS.
Una volta visionata la lista di prenotazioni in scadenza, potremo re-inviare manualmente la richiesta di pagamento al cliente, ad esempio aggiungendo nel campo delle comunicazioni con il cliente, una frase che indichi che quello è un sollecito di pagamento dell’acconto.
Sono anche disponibili dei servizi opzionali aggiuntivi attraverso i quali è possibile impostare il sistema in modo che:
- parta automaticamente una mail al cliente e a voi in copia per sollecitare il cliente al pagamento della caparra un tot di giorni prima o dopo la scadenza della prenotazione.
- ponga automaticamente la prenotazione scaduta in stato “cancellata” un tot di giorni dopo la data di scadenza
- faccia in modo che ogni giorno arrivi una mail all’operatore con tutte le prenotazioni in scadenza quel giorno.