In questa sezione vedremo come un operatore può inserire una prenotazione attraverso il gestionale.
E’ possibile inserire una prenotazione dal menu di sinistra cliccando su NUOVA PRENOTAZIONE e successivamente compilare tutti i campi inserendo i dati.
E’ possibile anche inserire una prenotazione partendo da una anagrafica (identificata dal codice ID) e cliccando sul pulsante funzionale NUOVA PRENOTAZIONE: ciò è possibile solamente se il richiedente è un cliente che è già stato ospite della struttura e di conseguenza siamo già in possesso dei suoi dati anagrafici.
Vediamo i campi relativi all’interfaccia di prenotazione:
- CONTRATTO ⇒ non è un campo obbligatorio, si seleziona un contratto dal menu a tendina solo nel caso in cui la prenotazione provenga da un agenzia, un Tour Operator o si tratti di uno stagionale. Il contratto deve essere prima creato alla voce di menu “contratti”.
E’ essenziale inserire il collegamento con il contratto per poter fare successivamente un’analisi corretta dei dati, ad esempio, per sapere a fine stagione quante prenotazione sono arrivate da ogni singolo contratto TO.
- CHECK-IN E CHECK-OUT ⇒ qui si inseriscono le date richieste dal cliente: si può selezionare la data dal calendario oppure scriverle manualmente.
- COMPOSIZIONE ⇒ Componenti e fascia di età va inserito il numero di persone che parteciperanno alla vacanza, selezionandoli in base alla fascia d’età e indicando anche i cani se presenti.
Veicoli qui inseriamo la tipologia e la quantità di veicoli presenti. - TIPO DI ALLOGGIO ⇒ Seleziona categoria selezioniamo la categoria richiesta dal cliente.
Seleziona sistemazione (tenda, camper o roulotte ) questo è un campo obbligatorio solamente se lo configuriamo come tale, riferito specialmente al Camping. Permette una ulteriore specifica della sistemazione scelta dal cliente. Inoltre vanno obbligatoriamente specificate quando hanno prezzi differenti.
Nel caso di risorse ricettive di tipo Village la sistemazione di default è “Lodging” e si precompila automaticamente.
Al termine della compilazione campi, per avviare la ricerca di disponibilità basta cliccare sull’azione in azzurro CERCA DISPONIBILITÀ.
Nell’interfaccia successiva, relativa alla prenotazione, la ricerca riporta quanto segue:
LISTINO ⇒ un elenco di listini coerenti con la ricerca effettuata i quali mostrano il prezzo complessivo per le date di prenotazione precedentemente inserite. Tra quelli proposti, si seleziona quello che interessa all’operatore. Questo vuol dire che oltre al listino ufficiale potrebbero essere stati caricati dei listini relativi a particolari offerte.
Selezionando la funzione “mostra listini non applicabili”, è possibile visionare tutti quei listini che, per diversi motivi, non sono applicabili nel periodo inserito per la ricerca di disponibilità della vacanza, ad esempio un listino “speciale settembre” mentre noi stiamo ricercando disponibilità per il mese di luglio.
- COMPONENTI E VEICOLO ⇒ Un riepilogo della composizione del gruppo e dei veicoli inseriti precedentemente (non modificabile in questa sezione).
- ATTRIBUTI ⇒ Possibilità di filtrare i prodotti in base all’attributo.
- PRODOTTO ⇒ La possibilità di selezionare un prodotto specifico (è possibile renderlo obbligatorio per la compilazione della prenotazione da parte dell’operatore, in gestione struttura alla voce “Impostazioni prenotazioni”) e stabilendo quale lista di prodotti si vogliono visualizzare tra DISPONIBILI (tutti i prodotti liberi), DISPONIBILI E PRENOTABILI (soltanto i prodotti resi “prenotabili”), DISPONIBILI MA NON PRENOTABILI (prodotti non occupati, ma resi “non prenotabili”).
- CHECKIN / CHECK OUT ⇒ Un riepilogo delle date selezionate della schermata precedente (non modificabile in questa sezione
- TITOLARE PRENOTAZIONE ⇒ Anagrafica del capogruppo, quindi dell’intestatario della prenotazione.
Qui è possibile inserire una persona già presente in anagrafica, cliccando sulla casella “ID Selezionare Cliente” è possibile selezionarla dalle proposte che vengono trovate in automatico (questo se l’anagrafica del cliente è già stata creata. È possibile da qui andare a modificare l’anagrafica selezionata con “Modifica cliente” oppure nel caso in cui l’anagrafica deve essere inserita è possibile farlo con “Crea Nuova Anagrafica”
Di default verrà fleggato “Il titolare della prenotazione fa parte della vacanza” ma è possibile deselezionarlo per non far apparire il titolare come componente della vacanza. Questi sono i casi in cui una persona può prenotare per altre, in questo modo deselezionando questa voce, il titolare non comparirà mai come componente.
Per completare la prenotazione cliccare sull’azione in azzurro CREA PRENOTAZIONE.
La prenotazione è stata creata. Analizziamo adesso la terza ed ultima interfaccia.
In alto abbiamo l’identificativo della prenotazione indicato dal numero di BK.
Nei primi tre riquadri, vediamo un riepilogo delle informazioni più importanti a portata di mano:
Nel riquadro di sinistra ⇒ È dedicato all’anagrafica del titolare della prenotazione. Da qui è possibile andare a modificare l’anagrafica, cliccando sull’azione in azzurro “Modifica anagrafica” oppure inserirne una diversa, cliccando sull’ID.
Nel riquadro centrale ⇒ Troviamo alcune informazioni, tra cui la data di creazione della prenotazione, la provenienza, la scadenza, il numero totale di ospiti, lo stato della prenotazione.
Nel riquadro di destra ⇒ Troviamo le informazioni che riguardano la data della prenotazione (check in / check out), numero di ospiti che sono state associate le anagrafiche, la segnalazione se sono presenti note, totale economico della prenotazione. Inoltre, nel caso del DOL in questa sezione viene mostrato il link per il pagamento saldo con il relativo importo.
Nella parte sottostante, vediamo una serie di tab, in cui sono suddivise le varie informazioni riguardanti la prenotazione. In parte ad alcuni di esse, vediamo che viene riportato un numero, questo sta ad identificare la presenza o meno dei dati.
Tab INFORMAZIONI
– SCADENZA ⇒ È un paramento di giorni, che può essere utilizzato o meno, il quale permette di monitorare ad esempio se il cliente ha saldato oppure no la caparra. Al sopraggiungere della data che viene inserita (parametro che si può configurare in gestione struttura alla voce “Impostazioni prenotazioni”), nel tableau in corrispondenza della prenotazione comparirà un orologio.
– STATO ⇒ Possiamo modificare lo stato della prenotazione ogni qual volta il passaggio sia necessario.
Gli stati di una prenotazione sono i seguenti e i colori sono personalizzabili in gestione struttura alla voce “Stati prenotazione / soggiorno”:
° Preventivo
° Opzione
° Richiesta di acconto/deposito
° Pagamento di acconto/deposito avvenuto
° Confermata
° Cancellata
° BOL non completata.
Le prenotazioni in stato “Preventivo” non occupano disponibilità, infatti non vengono visualizzate nel tableau e vedremo in alto un alert giallo che ci avverte che la prenotazione NON sta appunto occupando disponibilità, meccanismo molto utile se si lavora elaborando tanti preventivi.
Lo stato “Opzione”, “Confermata” e “Richiesta di deposito/acconto” occupano disponibilità, pertanto verranno visualizzate nel tableau.
Lo stato “Cancellata” e “Bol non completata” non occupano disponibilità, “Bol non completata” riguarda il Booking Online e viene associato in automatico alla prenotazione nel momento in cui un potenziale cliente abbandona la conclusione della prenotazioni sul BOL senza portarla a termine.
– OPERATORE ⇒ L’operatore che ha creato la prenotazione.
– PROVENIENZA ⇒ della prenotazione (dati configurabili in gestione struttura alla voce “Provenienza ospiti”),
– CONTRATTO ⇒ Se previsto collegare il contratto di riferimento.
– VOUCHER ⇒ Indicare il codice se è presente un voucher.
– COMUNICAZIONI CON L’OSPITE ⇒ NOTE CLIENTE PREFORMATTATE (configurabili in gestione struttura alla voce “Note Cliente Preformattate”) è possibile selezionarle dal menù a tendina per precompilare in maniera automatica la sezione MESSAGGIO PERSONALIZZATO oppure è possibile compilare quest’ultimo campo liberamente. Quello che verrà riportato in questa sezione, il cliente lo visualizzerà nel modello inviato al momento della conferma.
– NOTE INTERNE ⇒ NOTE OPERATORE sono note puramente interne che il cliente non visualizzerà (una sorta di promemoria per l’operatore), NOTE DI SERVIZIO E PULIZIA è legato al reparto del modulo real time per gli operatori addetti alla pulizie.
– NOTE BOL ⇒ Corrispondono alle Note che può inserire il cliente durante la prenotazione da Booking Online.
– WORKFLOW ⇒ In questa sezione è possibile visionare i vari cambi di stato quando sono avvenuti (data) e da chi (autore/operatore).
– BOL in richiesta: domande e risposte ⇒ In questa sezione si possono consultare le risposte alle domande a cui ha risposto il cliente durante la prenotazione da Booking Online.
Tab RISORSE
– DAL/AL ⇒ Periodo della prenotazione
– CATEGORIA
– ATTRIBUTI ⇒ Le parole chiave che identificano le caratteristiche del prodotto. Da questo filtro ci permette di trovare nel filtro Prodotti tutti quelli con questi attributi.
– PRODOTTO ⇒ La numerazione del prodotto.
In verde vengono indicate le etichette degli attributi che gli corrispondono.
Il lucchetto permette la spostabilità del prodotto o meno. Pertanto, se è necessario bloccare uno specifico prodotto per questa prenotazione e non permettere di spostarlo nel tableau, il lucchetto dovrà essere chiuso. Se ad esempio sapete che la prenotazione è di un cliente affezionato che ogni anno vuole sempre la stessa piazzola, potete “bloccare” il prodotto rendendolo NON SPOSTABILE e in questo modo non correte il rischio di spostarla accidentalmente e assegnarla a qualcun altro. In questo caso il campo diventa grigio. Se volete che invece sia spostabile, basta cliccare qui e “riaprire” il lucchetto.
Di default viene mostrata la tipologia di prodotto in base all’impostazione in gestione struttura -> impostazione prenotazioni -> Disponibilità.
L’occhio se aperto vuol dire che nei modelli il cliente potrà vedere il numero del prodotto a lui assegnato, se barrato vuol dire che non verrà mostrato al cliente nei modelli. . Di default non è visibile.
– SISTEMAZIONE ⇒ Per il camping è intesto Camper, Roulotte o Tenda, mentre per il village è Lodging.
– CANI ⇒ Per inserire alla prenotazione animali e se previsto vengono prezzati in automatico.
– AGGIUNGI RISORSA ⇒ Permette di aggiungere una nuova unità ricettiva alla prenotazione.
È possibile generare una prenotazione con più risorse, ma queste devono essere contenute nello stesso listino.
Se l’intestatario è già stato in vacanza in precedenza, in questa tab è possibile visionare il suggerimento degli ospiti che hanno già soggiornato in precedenza con questa persona:
Tab OSPITI
Composizione del gruppo della vacanza, selezionando la fascia d’età, cercando l’anagrafica del cliente e indicando il periodo della vacanza.
Viene compilato l’intestatario della prenotazione. Mentre per gli altri componenti, se si è in possesso dei loro dati e le anagrafiche sono già state create in pod.camp, è possibile selezionarli. Ma è sempre possibile censirli in fase di check in.
Con la matita è possibile modificare l’anagrafica, si aprirà una nuova finestra nel browser,
Con il cestino rosso è possibile eliminare quella persona.
AGGIUNGI OSPITE ⇒ Permette di aggiungere nuovi componenti alla prenotazione.
Tab LISTINO
Da questa tab è possibile andare a definire il listino che prezzerà la prenotazione.
Scegliendolo dal menu a tendina. Con il simbolo della freccia, è possibile visualizzare le versioni di listino se è attivo il versioning.
Tab VEICOLI
In questa tab è possibile indicare il veicolo o più, indicando la targa.
AGGIUNGI VEICOLO ⇒ Permette di aggiungere veicoli alla prenotazione.
Il campo MEZZI/VEICOLI permette di gestire appunto i veicoli con i quali i clienti si presentano in struttura.
Se sappiamo già con quale mezzo arriverà il cliente possiamo inserirlo, possiamo anche inserire la targa. In questo caso il suggerimento che diamo è quello di inserire la targa direttamente anche in anagrafica in modo tale che se questo stesso cliente dovesse tornare avremo già il dato inserito.
Se il mezzo viene aggiunto solamente alla prenotazione, resta associato alla sola prenotazione.
Tab ADDON
Gli ADDON sono legati alla categoria ricettiva e rappresentano gli “extra”.
In questa tab è possibile andare a definire eventuali extra da aggiungere alla prenotazione. Come ad esempio noleggio biancheria, mezza pensione, pensione completa, noleggio frigo ecc.
In questo modo potranno essere prezzati nel conto in automatico (se la regola dell’addon è presente nel listino della prenotazione).
Agli operatori è permesso vedere sempre tutti gli addon disponibili. Il cliente online invece vedrà solamente quelli espressamente associati alla categoria.
Tab PAGAMENTI
Il campo DEPOSITO/ACCONTO è già precompilato a seconda della regola generale inserita in fase di configurazione per la richiesta di acconto, in questo caso è già stata calcolata la percentuale richiesta.
In questa tab è possibile andare a modificare l’importo della riga della caparra/acconto che si è generata in automatico nel conto della prenotazione.
In questo modo è possibile modificare l’importo da richiedere al cliente nei modelli.
La sezione “Deposito/Acconto” si abilita la modifica soltanto se la prenotazione si trova in uno stato precedente a quello di conferma.
Il campo di PREDEPOSITO viene utilizzato per le prenotazioni prese con larghissimo anticipo per le quali viene chiesto al cliente un importo non necessariamente legato al Listino per potersi riservare una piazzola con così largo anticipo.
Con il bottone azzurro “Aggiungi incasso deposito/acconto”, è possibile inserire l’incasso di acconto/deposito nel momento in cui il cliente paga.
Per pod.camp le Caparre vengono definite Deposito Cauzionale quando sono incassate senza emissione di ricevuta fiscale; Acconti quando invece viene emesso un documento fiscale.
Siete voi che potete decidere in GESTIONE STRUTTURA in che stato volete che nasca la prenotazione quando la inserite.
Ad ogni modifica che viene fatta alla prenotazione è importantissimo salvarla con la nuvoletta in alto sulla destra, altrimenti ogni cosa che viene apportata non si memorizza.
Dalla prenotazione possiamo vedere che nella parte al di sotto del numero della BK, ci sono delle tab in azzurro che permettono di visualizzare altre sezioni che riguardano la prenotazione. Ogni volta che vi trovate in una di queste tab, esse cambiano.
CONTO ⇒ Tutta la gestione economica della prenotazione
EFFETTUA CHECK IN ⇒ Permette di effettuare il check in nel momento in cui il cliente arriva in struttura.
DOCUMENTI ⇒ Da qui è possibile inviare i modelli hai clienti. Ogni qual volta viene cambiato lo stato della prenotazione si genera un modello. I modelli corrispondono allo stato della prenotazione.
Il modello è la comunicazione che arriva al cliente nel momento in cui viene generata una prenotazione o una richiesta, sia che questa venga direttamente dal cliente che prenota dal bol, sia che la prenotazione venga presa dall’operatore via mail o telefono.
Viene indicata la data di creazione, il nome del modello, l’operatore che l’ha generato con indicata la data dell’invio se effettuato.
Selezionando con il quadratino bianco sulla destra, in corrispondenza di un modello, possiamo notare tre funzioni: Cestino per eliminare il modello; Busta per inviare il modello al cliente; Nuvoletta per scaricare in pdf il modello.
Con l’azione della Busta, si aprirà una sezione dove viene permesso di selezionare da un menu a tendina la mail dell’intestatario della prenotazione (se presente nella sua anagrafica), poi con l’azione “Invia email” viene inviata. L’esito dell’invio si può constatare dallo “storico invii” sottostante.
Nel momento in cui la prenotazione diventa un soggiorno (STAY), cioè quando il cliente entra in struttura, la sezione documenti si arricchisce dei documenti relativi al soggiorno: ad esempio il foglio di check in, le eventuali fatture e ricevute emesse durante il soggiorno, ecc.