L’inserimento del soggiorno è una funzionalità centrale dell’applicativo che è stata sviluppata in modo da risolvere svariate casistiche.
Dalla voce di menu “nuovo check in” è possibile procedere in due modi:
1) inserire nella sezione “Anagrafica/Prenotazione” il nome della persona oppure il numero di BK se è in possesso di una prenotazione, in questo modo il sistema ci mostrerà tutti i risultati congruenti. Ovvero se inseriamo solo il nominativo, il sistema, se presente, troverà anche la prenotazione. In questo modo, quando viene selezionata una bk, vengono precompilati i campi della risorsa, le date di permanenza, componenti e ogni altra informazione inserita in fase di prenotazione.
2) se si tratta di un walkin, senza prenotazione, possono omettere la sezione “Anagrafica/Prenotazione”, in quanto non avendo una prenotazione questa non verrà trovata. É possibile eventualmente verificare se il nome del cliente è già presente in pod.camp.
3) “Codice Fill&Go” permette di inserire il codice che il cliente inserisce alla compilazione di questo modulo. Verranno precompilati tutti i dati del cliente velocizzando enormemente l’inserimento dei dati.
Per maggiori informazioni sul Fill&Go visitare l’apposita sezione.
Un check-in può essere effettuato anche inserendo solamente il numero di persone dell’equipaggio. In tal caso infatti il pass di riepilogo o il foglio di check-in stampati conterranno comunque il codice Folder attraverso il quale “ripescare” in un secondo momento il check-in inserito. I documenti trattenuti all’ingresso possono essere conservati assieme a questo codice e utilizzati per l’inserimento differito dei dati nel soggiorno.
Nel caso in cui il cliente avesse fatto precedentemente una vacanza il sistema ripropone tutti i componenti delle vacanze precedenti. L’operatore può verificare la corrispondenza delle persone proposte, selezionarle da questa interfaccia ed evitare di reinserirle.
E’ possibile effettuare un check-in di clienti stagionali o clienti legati a tour operator selezionando il contratto corrispondente dal campo Contratto.
Nel campo Voucher è possibile indicare un testo libero collegato al contratto del tour operator.
E’ possibile gestire un Fast check-in saltando l’inserimento delle anagrafiche che viene differito ad una successiva attività di popolazione basata sui documenti d’identità trattenuti.
Questo sistema viene usato in corrispondenza a grossi volumi di arrivi, per snellire le code. Selezionando questa opzione al salvataggio delle informazioni inserite, verrà ricaricata la pagina per l’inserimento di un nuovo check-in (e non la pagina relativa al soggiorno appena creato).
Selezionando l’opzione Vai al conto, al termine del salvataggio verrà caricata direttamente la pagina del conto. Si tratta di una scorciatoia utile qualora fosse una prassi far pagare la vacanza al cliente direttamente al check-in, soprattutto nel caso di prenotati.
Attraverso l’opzione Stampa Pass è possibile stampare al salvataggio del check-in i pass cartacei o il foglio di check-in con le informazioni appena inserite. Se il sistema è configurato per la stampa dei PASS cartacei, al salvataggio del check-in verrà stampato dalla stampante termica (Godex o Zebra) un treno di pass.
- Un pass di riepilogo con un codice progressivo che identifica l’equipaggio che sta facendo il check-in (il Folder, ad esempio FD32) che può essere trattenuto dall’ufficio di accettazione
- Un pass per ogni componente dell’equipaggio. I pass conterranno il nome e il cognome dei componenti qualora siano stati recuperati dall’anagrafica, altrimenti verranno comunque stampato dei pass “bianchi” associati al soggiorno
- Un pass per ogni veicolo registrato nel check-in provvisto di targa qualora questa venga inserita nel check-in
- Un pass contente un PIN (un codice numerico di 5 cifre)
I pass cartacei possono essere usati come identificativi di persone e veicoli. Posseggono un codice a barre attraverso il quale è possibile implementare sistemi di accesso/riconoscimento e, in accoppiata con il pin numerico, possono essere usati come moneta elettronica per servizi da “mettere in conto”.
Se il sistema è configurato per la Stampa Foglio di check-in, al salvataggio del check-in verrà stampato un foglio A4 diviso in 2 parti contenente le informazioni su componenti, veicoli e risorse. Tale foglio può essere stampato su carta bianca o su fogli prestampati.
Nel secondo caso può essere stampato su un foglio nel cui retro è possibile far firmare la Privacy e l’accettazione dei Termini e condizioni della struttura ricettiva ai clienti.
Una parte del foglio può essere trattenuta dall’ufficio accettazione e l’altra consegnata al cliente come identificativo del soggiorno o semplice ricevuta di check-in.
Pass e Fogli di check-in possono essere stampati (o ristampati) in qualsiasi momento anche dall’interfaccia del soggiorno.
Nel caso in cui i dati del soggiorno vengano perfezionati in un secondo momento, alla successiva stampa anche pass e fogli di check-in conterranno i nuovi dati inseriti.
E’ possibile selezionare la categoria della risorsa (es: Piazzola Mare), la Sistemazione (Camper, Roulotte, Tenda) e le date di checkin e checkout previsto.
Infine possono essere registrati i veicoli con le relative targhe e selezionare la stampante.
Al salvataggio del checkin, se non vengono selezionate le scorciatoie Fast Check-in o Vai al Conto, si apre la pagina del soggiorno relativa al checkin appena inserito.